Moni tiimi ja yritys tuskailee parhaillaan saman kysymyksen kanssa: miten rakentaa ja ylläpitää tiimihenkeä? Tutkimuksen mukaan etätyö ei niinkään heikennä työn tuottavuutta, mutta tiimien yhtenäisyys ja innovatiivisuus kärsivät. Koronan pitkittyessä työhyvinvointi on kääntynyt laskuun. Jotain olisi hyvä tehdä yhdessä fiiliksen kannalta. Yhtenä konkreettisena kysymyksenä on tiimipäivä: mitä tehdä sellaisessa? Tässä joitain näkökulmia etätiimipäivän järjestämiseen.
Tämä kirjoitus perustuu joiltain osin suosittuun joulun alla julkaistuun kirjoitukseemme koronaturvallisista pikkujouluista. Kirjoitus on päivitetty käsittelemään tiimipäiviä, virkistyspäiviä ja tykypäiviä – ja keskitytty puhtaasti etätekemiseen.
Vinkki 1: harkitse tarkkaan, mihin aikaan tapahtuma pidetään.
Odotukset ja vaatimukset ovat huomattavasti suurempia ilta-aikaan. Useimmissa tapauksissa kannattaa harkita ohjelman pitämistä ainakin pääosin työaikana, jolloin esimerkiksi perhe tai harrastukset eivät kilpaile ajasta ja huomiosta. Tämän lisäksi voi tarjota mahdollisuuden “jatkoille” niille, joita sellainen kiinnostaa.
Vinkki 2: älä nosta odotuksia livetapahtumien mahtavuuteen perustuvalla nimellä
Nimellä on väliä, se asettaa odotukset ja lataukset. Odotukset ylittänyt ”kevätpäivä”-Zoom on parempi kuin odotuksiin nähden laimea toteutus yhtiön/tiimin perinteisestä juhlasta, jota kutsutaan samalla nimellä kuin suuria perinteisiä juhlia. Erilainen juhla, erilainen nimi – ja toki sekin voi olla suuri taikka hauskakin, kunhan ei herätä vääriä odotuksia.
Vinkki 3: ohjelmasta ei yleensä kannata tiedottaa yksityiskohtaisesti etukäteen.
Moni asia on tosi kiva, kun sitä lähtee juonnon jälkeen yhteisessä fiiliksessä tekemään. Etukäteen yksin ohjeita lukiessa tulee helposti ennakkoasenteita ja pettymyksiä. Jotain kannattaa silti kertoa etukäteen – kuten esimerkiksi se, odotetaanko videon olevan päällä etätapaamisessa, mistä mihin tilaisuus kestää, onko tarpeen varata tarjoilua tai miten ja koska ne toimitetaan – mutta yleensä ei ohjelman sisältöä tarkasti.
Vinkki 4: ”It ain’t what you do, it’s the way that you do it” kuten laulussa sanotaan.
Kyse ei ole yleensä siitä, onko origamin taittelu sinänsä hauskaa, vaan siitä, kokeeko siihen saavansa tarpeeksi ohjeita, millainen tunnelma on sekä kytkeytyykö tekeminen johonkin kiinnostavaan (kuten origamit meidän osastoista tai projekteista vs. origamit muuten vaan). Jos et ole varma, miten johdattaisit johonkin aiheeseen, kysy apua sellaiselta, jolla on aiheesta kokemusta.
Vinkki 5: Ulkopuolinen auttaa uuden tekemisen myymisessä osallistujille
Tähän on kaksi syytä. Meillä on toisistamme käsityksiä ja odotuksia, on vaikea nähdä tuttua ihmistä uudessa roolissa. Toiseksi vieraskoreus auttaa: ulkopuolista kuunnellaan tarkemmin ja hän voi saada porukan mukaan helpommin. Henkilö voi olla vaikka toiselta osastolta tai ammattimainen juontaja, mutta pieni ulkopuolisuus tuo eksoottista tunnelmaa, joka saa ihmiset usein helpommin kokeilemaan uutta.
Vinkki 6: Tarina ja tempo ovat tärkeitä!
Parhaat jonglöörit osaavat heitellä todella montaa keilaa, mutta jo kolmella pallolla voi tehdä vielä sitäkin viihdyttävämmän shown, kun se kytkeytyy tarinaan ja etenee kiinnostavasti. Siksi todennäköisesti kannattaa tehdä se keksimänsä hauska piirustusharjoitus jostakin merkittävästä, kuten firman strategiasta tai laulu johtoryhmän kokouksesta. Mitä teemmekään, se kannattaa kytkeä johonkin yhteisesti merkittävään. Tilannetta on hyvä kuljettaa eteenpäin sellaisella tempolla, että osallistujat eivät ehdi katsoa kelloa tai tylsistyä. Tempo on ryhmän kanssa vaativa kysymys: tekemisessä on oltava toisaalta rauhallinen, mutta hidassoutuisuuskaan ei ole hyvästä.
Vinkki 7: Rajat helpottavat luovuutta.
On yleensä helpompi nimetä nopeasti viisi eläintä kuin viisi substantiivia. On helpompi keksiä monta tapaa, miten tuolia voisi käyttää rikoksen tekemiseen kuin miten tuolia voisi käyttää. Jos pyydät tekemään jotakin luovaa, älä arastele tehdä rajauksia.
Vinkki 8: Älä teeskentele tekeväsi täydellistä tapahtumaa.
Päinvastoin voit vitsailla sopivassa kohdassa siitä, että odotuksiin nähdenhän tässä menee hyvin tai hupsista tuo meni noin, ja seuraava onkin sitten tosi hyvä juttu. Tämä on vaativa kysymys: toisaalta tilanteen vetäjän tai juontajan pitää tuoda asiat esille täysillä ja sillä fiiliksellä, että tämä on hyvä juttu ja nyt tätä tehdään, ei pyytää yhtään anteeksi – toisaalta välillä pieni itsekriittinen pilke tuo paljon hyvää ja vetäjän samalle puolelle muiden kanssa.
Vinkki 9: Sanoita tapahtumia, myös epätavallisia
Jos huomaat joidenkin pitkästyvän, voit esimerkiksi sanoittaa huomiosi ja kertoa, että nostammekin nyt tempoa. Näin olet yhdessä porukan kanssa.
Vinkki 10: Jos käytössä on yhteisiä tavaroita, avatkaa paketit yhdessä
Jos toimitat osallistujille jotain etukäteen, ohjeista että paketti avataan yhtä aikaa tilaisuudessa. Näin tunnelma säilyy parhaiten yllä. Vastakohtana on tilanne, jossa vaikkapa tarjoilut tai somisteet odottavat viikon kotipöydän nurkalla ilman tietoa, mitä niillä on tarkoitus tehdä.
Alla on listattuna 31 mahdollisuutta, mitä voisi tehdä!
Etänä on haastava järjestää jotakin uutta, kun paljon monenlaista on jo tehty. Listaan tähän erilaisia mahdollisuuksia virikkeiksi.
Yhteisiä tekemisiä
- Yhteinen ruokailu, hiukan erityisempikin. Verottaja sallii nyt poikkeuksellisesti työnantajan kustantamat tarjoilut toimitettavaksi etänä ilman, että siitä aiheutuu verotettavaa etua työntekijöille. Jos tiimipäivän pitää etänä, tätä todennäköisesti kannattaa hyödyntää.
- Kuppikakun tai vastaavan pienen leivonnaisen koristelu. Lähetä kaikille paketti, jossa on koristelutarpeita ja koristeltava herkku. Jokaiselle arvotaan kollega, jolle hän koristelee. Pieni aika koristelulle – ja sitten arvataan, kelle kukin on koristellut ja kuullaan taustat ja selitykset. ”Koristelin sinulle siksi näin, että…” Myös kotoa löytyviä aineita saa hyödyntää. Samaan pakettiin voi laittaa muutakin yhteistä ja mahdollisia tarjoiluja.
- Origamin taittelua (tai muuta askartelua) etänä, normaali A4-arkki lähtökohtana. Kuten vinkeissä luki, luovan tekemisen teema kannattaa kytkeä johonkin yhteiseen.
- Runojen, esimerkiksi haikujen kirjoitus työhön liittyvistä teemoista. Selkeä formaatti helpottaa tekemistä. Tässä kuten monessa muussakin luovassa tekemisessä on hyvä ammattitaitoinen vetäjä, jolloin hän voi auttaa esteiden yli.
- Mindfulness tai jooga etänä. Luonnollisesti vain, jos ryhmä on yleisesti ottaen kiinnostunut teemasta. Olen parikin kertaa ollut mukana hyvin onnistuneessa mindfulness -etätilaisuudessa. Parhaimmillaan toteutus on tiivis ja sopivassa kohdassa ohjelmaa.
- Etäkykyjen ilta. Jos porukassa on ihmisiä, jotka rohkenevat esitellä taitojaan, tämä voi toimia. Olen ollut mukana työyhteisön etäkeikalla, jossa muusikot löytyivät omasta porukasta. Tämä vaatii etukäteen kysymistä, on erittäin harvinaista että esityksiä syntyisi spontaanisti.
- Seurapelit etänä – jos ryhmä tykkää sellaisista. Esimerkiksi Pictionary ja Alias toimivat etänä – ja jos piirtää yhteiselle valkotaululle hiirellä tapahtuva haparoiva piirtäminen tuo oman hauskuutensa asiaan.
- Kuka todennäköisimmin… kysytään kysymys, jokainen kirjoittaa vastauksen ja painetaan chatissä yhtä aikaa enteriä. Esim. kenellä on kulinaristisimmat etälounaat arkena, kuka tekee reippaimman aamulenkin, kuka kerää keittiöönsä koronatiskivuorta, kuka matkustaa kauimmas sen tullessa jälleen sallituksi, kuka nukkuu pisimpään vapaapäivinä jne. Otetaan ylös eniten arvattu henkilö joka kierrokselta, ja mahdollisesti annetaan hänelle jokin arvonimi ja pieni palkinto.
- Etäympäristössä yksi mahdollisuus on hankkia jokaiselle erilainen, hänelle osuva kevätmuisto. Tällöin ideointi kannattaa joukkoistaa siten, että kaikki saavat ehdottaa lahjoja toisilleen. Tämä on työläämpää kuin viinipullon hankkiminen, mutta paketin esittely kameran kautta voi tuoda sielua muuten etäiseen tiimipäivään.
Ulkopuolisia esiintyjiä tai ohjelmia
- Virtuaalinen sarjakuvatyöpaja – opi tekemään sarjakuvia. Tämä voi olla sekä hauskaa että hyödyllistä. Tällaisia tarjoaa ainakin Tussitaikurit. (Huomautus: olen ollut itse perustamassa Tussitaikureita).
- Stand up -koomikko voi toimia hyvin etänä etenkin, jos hän räätälöi esitystään ainakin jonkin verran ryhmän ja tilanteen mukaan.
- Puhuja pitämään puheenvuoron etänä – tiimipäivästä riippuen aihe voisi olla kepeämpi. Esim. Puhujatorilta löytyy paljon puhujia.
- Etäkeikka bändiltä tai muusikolta. Tue samalla artisteja!
- Improvisoitu musiikki ammattilaisilta, mukaan voi ympätä sisältöä firman ja ryhmän toiminnasta. Eli yleisö voi pyytää biisejä vaikka sillä hetkellä ajankohtaisesta projektista tai IT-järjestelmistä tai ihan mistä vaan. Tälle löytyy tekijöitä monista improvisaatioteatteriryhmistä ja muutama erikoistunut bändikin on Suomessa, esim. Katriinamies-improduosta on itsellä hyvät kokemukset.
- Virtuaalinen kokkauskurssi
- Etäsuklaatasting (tai etänä jokin muu tasting).
Sähköisiä harjoituksia ja pelejä
- Muun ohjelman ohessa ”bullshit-bingo” etänä, aiheena esim. etätyöhön liittyvä sanasto.
- Pikakirjoituskisa. Kilpailun voi ottaa viestinä, jolloin useampi on samassa joukkueessa.
- Spreadsheet-taidetta (kaikki värit ja merkit sallittuja), voi tehdä pohjan, jossa solut neliön muotoisia.
- Kuuletko minua? Yksi tiimin jäsenistä ottaa satunnaisen kuvan. Hänen tehtävänsä on kuvailla kuvaa, jolloin muut piirtävät sen. Kuvailemiseen asetetaan rajoitteita, kuten että voi käyttää kuvailuun vain geometrisiä muotoja ja niiden sijainteja. Voi myös rajoittaa ajan tai sanamäärän. Piirtämisen voi toteuttaa paperilla tai digitaalisesti. Kuvat esitellään ja kuvailija valitsee osuvimman kuvan, jonka tekijä on seuraava. Tällä pääsee harjoittelemaan tehokasta online-viestintää!
- Suosikkiemojien arvaus. Useimmat pikaviestimet (Slack, Teams ym.) ryhmittelevät emojeista erikseen tai ensimmäisiksi käyttäjän eniten käyttämät suosikit. Tiimiläiset arvaavat kultakin kollegalta, mitkä ovat hänen eniten käyttämiään hymiöitä.
- Arvaa kuka emojeilla. Valmistelu: ota screen shot pikaviestimen hymiöistä ja nimeä rivit ja sarakkeet kuten taulukkolaskennassa (esim. B5 on tietty hymiö). Yksi tiimin jäsen aloittaa. Hänen tehtävänsä on näytellä yksi hymiö, jolloin muut arvaavat, mikä se on. Ensimmäinen arvaaja näyttelee seuraavan. Yleensä tämän voi toteuttaa vapaalla puhumisella kuten Pictionaryssä, ei siis rajoituksia arvauskerroille tms.
- ”Virtuaalinen cocktail-tilaisuus”. Jakautuminen ryhmiin (esim. breakout rooms), ryhmää saa vaihtaa vapaasti, ja ryhmille annetaan aiheet. Esimerkiksi huonot vitsit, tilitys talven tapahtumista, “sä oot hyvä tyyppi”-ryhmä eli positiivinen palaute työkavereille jne. Muistuttaa siis Open space -fasilitointitekniikkaa, hyvin yksinkertaisena. Toimii esimerkiksi loppupuolella tapahtumaa.
Tiimin yhteiset keskustelut meistä, työstä ym. rennolla otteella
- SmoothTeamin kahdeksasta simulaatiosta löytyy kolme sellaista, jotka voivat toimia rennomassakin tiimipäivässä. Simulaatiossa on paitsi kivaa, siinä myös tutustuu kollegoihin. Simulaatio murtaa jäätä keskusteluille siitä, millaisia me kukin olemme. Tiimipäivän osaksi sopii parhaiten Tiimin vahvuudet. (Tämä ja kaksi seuraavaa ovat siis meiltä, kysy ihmeessä lisää.)
- Vastaava kuin edellinen, SmoothTeamin Ketteryyssimulaatio on myös luonteeltaan iloinen ja sopii tiimipäivänkin yhteyteen.
- SmoothTeamin johtoryhmien simulaatio toimii myös muille kuin johtoryhmille, kun tiimin työ on luonteeltaan itseohjautuvaa. Tätäkin voi kokeilla etenkin, jos porukka on jo pelannut aiemmin mainittuja kahta simulaatiota.
- Tarinoita meistä, esimerkiksi: jokainen laittaa virtuaaliselle liimalapulle omasta historiastaan parin sanan otsikon tarinasta, jota muut eivät tiedä, mutta jonka voisi kertoa. Jokainen siis itse valitsee, onko tarina henkilökohtainen tai työasiaa, hauska, koskettava vai millainen. Lyhyet tarinat käydään läpi.
- Tarinoita voi kertoa myös yrityksen tai tiimin historiasta. Arjessa unohtuu helposti, että osa on ollut mukana usein hyvinkin pitkään, toiset uudempia. “Vanhimmille” tuttu tarina on toisille aivan uusi. Olen ollut mukana mukana tilanteissa, joissa yhteisestä historiasta kerrotut tarinat ovat olleet illan kohokohta ja hyvinkin intensiivinen ja kiinnostava kokemus.
- Visailu, miten tunnemme kollegamme (tai yrityksen historian tai jotakin muuta). kahoot.com toimii reaaliaikaisena visana hyvin myös etänä, ja sitä käytetään paljon kouluissa. Toteutus voi olla esimerkiksi jokaiselta tiimiläiseltä yksi kysymys hänen taustastaan ja siihen neljä vaihtoehtoa (jokainen osaa toki vastata omaansa oikein, mutta se ei haittaa, kyselyn tekijä ei voi osallistua vaan juontaa tilanteen).
- Menneen ajanjakson tai fiilisten purku fasilitoidusti, ennen kaikkea positiivisiin kokemuksiin keskittyen. Varoita ennakkoon, että kaikki miettivät valmiiksi kehuja kollegoilleen. Käykää palautteet läpi suullisesti tai pyydä lyhyet videot etukäteen kaikilta.
- Kauden päätös ja menneen kauden työn ja saavutusten arviointi yhdessä. Tähän on paljon erilaisia tekniikoita ja tapoja!
Kaikki nämä ovat virikkeitä, joita kannattaa käyttää pohjana omalle ideoinnille ja yhdistellä ja työstää!
Halutessasi voit lukea, miten SmoothTeam on toiminut rennomassa yhteydessä. Löydät sivuiltamme myös tietoa SmoothTeamin simulaatioista laajemmin.
Tuleeko mieleesi lisää ideoita? Lisään mielelläni listalle! Lähetä sähköpostia aleksis.nokso-koivisto (at-merkki) smoothteam.fi