Rekisteri- ja tietosuojaseloste – asiakasrekisteri

Tämä on SmoothTeam Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 25.5.2018. Viimeisin muutos 25.5.2018.

1. Rekisterinpitäjä

SmoothTeam Oy, Y-tunnus 2679043-4, Nekalantie 28, 33100 Tampere

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Jaakko Heikkilä, rekisteriasiat[at-merkki]smoothteam.fi

3. Rekisterin nimi

SmoothTeamin asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva asiakasrekisteri (”SmoothTeamin asiakasrekisteri”)

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitaminen ja analysointi, palveluiden tuottaminen ja personointi, liiketoiminnan kehittäminen ja suunnitteleminen sekä markkinointi, etämyynti, mielipide- ja markkinatutkimukset ja asiakasviestintä, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna.

Henkilötietoja voidaan käsitellä soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin SmoothTeamin huolella valikoimien yhteistyökumppaneiden markkinointitarkoituksiin, mukaan lukien suoramarkkinointi, etämyynti ja mielipide- sekä markkinatutkimukset. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteensopimaton SmoothTeamin käyttötarkoitusten kanssa.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

• etu- ja sukunimi
• asema
• yritys/organisaatio
• yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• www-sivustojen osoitteet
• asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa
• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. uutiskirjeiden tilaaminen)
• markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot
• asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esim. maksullisten tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, maksuttomien tuotteiden ja palveluiden tilaustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä
• asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten puhelut, sähköpostit, chat- sekä tekstiviestit)
  rekisteröidyn ilmoittamat mielenkiinnon kohteet
• kieli
• palvelun käytöstä tai muista asiakkaan itse antamista tiedoista analytiikan avulla pääteltyjä tietoja, esimerkiksi mahdolliset kiinnostuksen kohteet tai kuuluminen tietynlaisten käyttäjien ryhmään.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palveluiden kautta (mm. Facebook, LinkedIn, Twitter, Google, Youtube, Instagram), sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Tämä sisältää erilaiset markkinointitoimenpiteiden kuten uutiskirjemarkkinointiarpajaiset ja –kilpailut ja tapahtumat kuten messut.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi SmoothTeam Oy:n muista rekistereistä, valikoitujen yhteistyökumppanien rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

7. Evästeet ja muut vastaavat tekniikat

Eväste (Cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla käyttäjiä voidaan tunnistaa.

Evästeitä ja niiden avulla kerättäviä tietoja käytetään myös verkkopalvelun käytettävyyden ja käytön analysoimiseksi, turvallisuuden parantamiseksi, käytön seurantaan ja palvelun kehittämiseksi.

Evästeitä ja niistä saatua tietoa voidaan käyttää myös kohdennetun viestinnän, mainonnan ja sisällön tuottamiseen verkkopalvelussa, sivuston kehittämiseen sekä markkinointitoimenpiteiden mittaamisessa ja optimoinnissa.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi SmoothTeamin yhteistyökumppaneille, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tietojen luovuttaminen voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat SmoothTeamin asiakasrekisterin toiminta-ajatusta ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteensopimaton SmoothTeamin käyttötarkoitusten kanssa.

Tietoja voidaan luovuttaa myös toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla, sekä historiallista tai tieteellistä tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu ei-tunnistettavissa olevaan muotoon.

Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli SmoothTeam myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tällöin tietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omaan lukuunsa, omissa henkilörekistereissään.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

SmoothTeam voi siirtää rekisterin sisältämiä tietoja omiin suoramarkkinointirekistereihinsä asiakkuuden ja asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteritietoja ei säilytetä muussa kuin sähköisessä muodossa. Rekisterin teknisestä suojauksesta vastaa Pipeprive OÜ. Verkon yli siirrettäessä tiedot suojataan SSL-tekniikalla. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää varmentamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää varmentamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

SmoothTeam kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä asiakkailleen. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.