Olen monialasarjayrittäjä, ja olen perehtynyt viimeisen viiden vuoden aikana erityisesti hallitustyöhön. Katson hallitustyötä voimakkaasti kasvuyritysten ja kehityshaluisten organisaatioiden näkökulmasta.
Yhtiöissämme ratkotaan asioita yleensä nopearytmisesti ja jatkuvan parantamisen mentaliteetilla. Olen usein lähtenyt rakentamaan hallitustyötä ammattimaiseksi joko puhtaalta pöydältä tai yrittäjähallituksesta. Silloin on yhtä aikaa kysymys sekä yrityksen rakenteiden luomisesta nopeasti muuttuvaan ympäristöön että tiimin rakentamisesta.
Myös hallituksessa on tiimidynamiikka
Hallituksella on yleensä todella vähän aikaa tutustua toisiinsa. Usein käytännössä istutaan vain pöydän ääreen ja aletaan tehdä päätöksiä. Samalla tiimidynamiikan rakentaminen unohtuu helposti.
Tiimidynamiikka on kuitenkin joka tapauksessa hallituksessa olemassa ja se on olennaista hallituksen toiminnalle. Luonnollisesti hallituksen ydintehtävä on yhtiön asioissa eikä hallituksessa itsessään, mutta jos halutaan hyviä tuloksia, hallituksen on välttämätöntä toimia myös tehokkaasti yhdessä. Ilman sitä ei tule tuloksia hallitustyöstäkään.
Perinteisesti hallituksen vuorovaikutusta kehitetään ongelmatilanteissa
Usein hallituksen toiminnan kehittäminen alkaa kun huomataan, että osallistuminen ei ole tasapainoista, keskustelu on yksipuolista, henkilöiden välillä on klikki tai he eivät tule luontaisesti juttuun. Sitten etsitään keinoja purkaa tätä ongelmaa jollain muulla tavalla kuin osana normaalia toimintaa.
Usein kehittäminen alkaa siitä, että tehdään hallituksen kanssa muutakin kuin pidetään kokous: esimerkiksi rennompi illallinen, illanvietto tai toiminnallinen aktiviteetti. Näin tutustutaan toisiin ja taustoihin.
Toisinaan käytetään myös ulkopuolista fasilitaattoria tai menetelmää. Näillä voidaan saada uusi näkökulma ryhmään ja sen toimintaan. Riippuen tilanteesta usein valitaan jokin osa-alue, johon käytetään ulkopuolista osaamista ja fokuksessa voi olla substanssi, ryhmädynamiikka, vuorovaikutus, menetelmät tai toimintatavat.
PK-yrityksissä usein tiedostetaan tarve, mutta ei toimita
On yllättävän harvinaista, että pk-yrityksissä tarkastellaan tarkemmin hallituksen kemiaa. Tästä voisi kuitenkin olla paljonkin hyötyä erityisesti hallituksen jäsenten vahvuuksien, jäsenten ja roolituksen ymmärtämisessä. Usein aihe tai siihen liittyviä haasteita tiedostetaan, mutta asialle ei tehdä tai osata tehdä oikein mitään.
Puheenjohtaja pystyy vaikuttamaan hallituksen kemiaan paljon. Erityisen tärkeä kohta on alku, miten hallituksen yhteistyö lähtee toimimaan ja mitä alussa tehdään yhdessä. Varsin yleinen tapa on, että toisista ja heidän toimialakokemuksistaan tiedetään lähinnä CV:n perusteella jotakin ja aloitetaan hommat. Kun toimitaan näin, ne, jotka eivät ole olleet valitsemassa, eivät oikeasti tiedä toisistaan yhtään mitään.
Siiloutuminen voi löytää tiensä hallitukseenkin
Minulla on kokemusta pienehköstä kasvuyrityksestä, jossa hallituksen jäseniä valittiin osaamistarpeiden mukaan ja heille roolitettiin tontteja osaamisten perusteella. Myöhemmin huomattiin, että hallituksessa ei syntynyt keskustelua riittävästi. Jokainen oli todella pätevä omalla alueellaan, mutta kun olisi pitänyt puhua yritykseen liittyvistä linjauksista yleisemmin, keskustelua ei yksinkertaisesti syntynyt tarpeeksi. Varsin pian oli selvää, että tarvitaan keino synnyttää keskustelua ja ohjata ihmiset pois osaamisalueiden luomista poteroista.
Hallituksen jäsen ei ole osaamisalueen eikä eturyhmän edustaja
Usein hallitukseen haetaan esimerkiksi markkinoinnin tai kansainvälistymisen tai jonkin toimialan täsmäosaajia. Vaikka olisi yhdellä tontilla huippu, hallituksessa toimiessa pitää kontribuoida keskusteluun muutenkin ja tätä varten hallituksen kemia ja toimintatavat ovat olennaisia.
Toinen kohtuullisen yleinen ilmiö on, että hallituksessa voi olla henkilö jotakin tahoa edustamassa. Tämä on kiero lähtökohta hallitustyöhön eikä myöskään noudata osakeyhtiölain henkeä.
Fasilitointi lisääntyy hallituksen työtapana
Käytän yhä enemmän erilaisia menetelmiä, jotta saadaan stimulaatiota keskusteluun. Monen asian kohdalta toki käytämme myös tavallista keskustelua. Suhde fasilitoidun keskustelun ja tavallisen puheenjohdetun keskustelun välillä alkaa hallituksissani nykyisin olla suunnilleen puolet ja puolet.
SmoothTeamin hallitussimulaatio paljasti oletuksia ja uskomuksia
Simulaatio oli erityisen hyödyllinen siinä, että se toi esiin oletuksia, jotka vaikuttavat tekemisessä ja ihmisten suhtautumisessa toisiinsa. Ne perustuvat usein vain uskomuksille. Oletusten näkyväksi tekeminen ja keskustelu on arvokasta. Muuten meillä on helposti tilanteita, joissa oletetaan jonkun olevan suvereeni jollain alueella, mutta ei edes itse koe näin. Näin valmisteluun ja päätöksentekoon voi tulla isojakin vääristymiä.
Simulaatio oli varsin sujuva parituntinen. Käsittelimme aika nopeassakin tahdissa useita aiheita, ja keskustelimme niistä, joista luonnostaan heräsi keskustelua. Simulaatio oli hyvin rytmitetty, kävimme arvioita toisistamme ja itsestämme, keskustelimme ja siirryimme seuraavaan aiheeseen. Aiheet eivät menneet pahasti päällekkäin, ja olivat varsin luontaisia hallituksen kannalta merkityksellisiä asioita. Rakenteellisesti tilanne toimi hyvin ja oli hyvin jäsennetty.
Simulaatio tekee näkyväksi, ajattelevatko muut minusta samalla tavalla kuin minä itse. Kun käsitys itsestä poikkeaa muiden käsityksestä, on paikka keskustelulle. Simulaation nostamat aiheet ovat sellaisia, joilla on paljon painoa hallitustyössä, ei siis puhuta yleisesti meistä ihmisinä, vaan suhteessa hallitustyöhön.
Tunnelma simulaation aikana oli hyvä, tietyllä tavalla utelias. Oli kiinnostavaa oppia, ovatko uskomukseni totta ja mitä sieltä paljastuu. Simulaation aikana käytiin avoimia keskusteluja, joka lisää hallituksen sisäistä luottamusta.
Simulaatio nopeutti uuden jäsenen mukaan pääsyä
Olin itse liittynyt uutena jäsenenä hallitukseen. Osan ihmisistä tunsin jo aiemmin pidemmältä ajalta ja osaa en tuntenut lainkaan. Simulaatio nopeutti tiimiin mukaan pääsyä huomattavasti ja selkeytti ajatuksia ja tunteita siitä, keiden kanssa on tekemisissä.
Opimme taustalla vaikuttavista asioista
Opimme hallituksen jäsenten uskomuksista, kokemuksista ja vahvuuksista sekä taustalla vaikuttavista asioista. Nämä on hyvä tuoda yhteiseen tietoon, jotta ymmärretään toisiamme paremmin. Itselle yksi ahaa-elämys oli kommunikaation tarve asioista, joista luontaisesti ei hallitustyössä niin paljon kommunikoida. Ihmisten osaaminen jää helposti hyödyntämättä, jos heistä on kovin ahtaita käsityksiä.
Parasta oli silloin, kun ihmisten uskomukset ja oletukset toisista eivät aivan osuneet yhteen. Keskustelu oli hyvin mielenkiintoista itsereflektion ja toisten reflektion osalta. Tämä on myös osallistujalle tapa oppia itsestään lisää. Kun ohjatusti reflektoidaan itseä ja toisten näkökulmia, nousee asioita, joita ei pysty yksin analysoimaan itsestään.
Suosittelen simulaatiota oppimishaluisille hallituksille
Tämä simulaatio on omiaan hallitukselle, joka haluaa kehittää toimintaansa. Parhaan hyödyn saa, kun hallituksella on valmius tarkastella omia toimintamalleja kriittisesti ja halua ymmärtää sekä bisnestä että ihmisiä. Uskon, että simulaatio toimii varsin laajasti erilaisille hallituksille.
Hallituksen vaihdoskohdat voivat olla luontainen ajankohta simulaatiolle. Simulaatio sopii myös esimerkiksi jonkin syklin alkuun, esimerkiksi jos strategiassa siirrytään uuteen vaiheeseen. En lähtisi lykkäämään simulaation käyttämistä hallituksen tuoreudesta johtuen. Jos on olo, että toimintatapojen ja vuorovaikutuksen kehittämisestä olisi yhtään hyötyä, tämä kannattaa tehdä mieluummin heti.
Tero Ylönen
Monialasarjayrittäjä ja hallitustyöntekijä