Vedin hiljattain ensimmäisen kerran SmoothTeamin tulostyöpajan verkossa. Pelasimme kahden tunnin simulaation, jonka jälkeen työstimme tuloksia fasilitoidusti toiset kaksi tuntia.
Ilmiöitä etämaailmassa
Olen vetänyt simulaatioitamme verkossa jo paljon, uutta oli tulostyöpaja etänä. Simulaatiotyökalumme toimii aivan samalla tavalla livenä ja etänä. Tämä on hyvä lähtökohta ymmärtää sitä, mitä muutoksia etätoiminta tuo tiimiin: muutokset eivät johdu työkalusta, vaan etäyhteydestä. Olen myös vetänyt aiemmin toisen simulaation samalle porukalle, joten vertailukohta on varsin hyvä. Tässä muutamia näkökulmia, joita jäi mieleen:
- Etäkokouksen tunnelma on yhtä lailla tärkeä kuin muissakin kokouksissa, ja sen aistiminen – tai edes yhteisen tunnelman syntyminen – on joskus kimuranttia. Tämä on mielestäni kaikkein isoin rajoitus etäkokouksissa. Tekniikka mahdollistaa monien asioiden käsittelyn ja puheen, mutta miten löytää vapautunut, luottava tunnelma? Miten löytää yhteinen olotila, jossa voi sanoa kriittisiäkin asioita suoraan? Ice breakerit ja pienet harjoitteet voivat auttaa, ja kyse on usein siitä, millaisen esimerkin vastuuhenkilöt antavat tilanteen viemiselle eteenpäin. Etäkokoukset alkavat usein napakasti suoraan asiaan, jolloin läsnäkokousten “kahvinkaatovaihe” jää pois. Tämä vaikuttaa tunnelmaan, ja tarve jutustelulle voisi olla myös etäkokouksissa.
- Yhteinen naureskelu vähenee ihan teknisistä syistä. Livenä yhteinen naurahdus syntyy ja voimistaa itseään – ihmiset luontevasti hiukan hymähtelevät ja pian osa nauraa ääneenkin. Nauru ruokkii naurua. Tätä kehää ei tapahdu etänä useinkaan, kun mikrofonit ovat pääosin mykistettyinä. Tämä voi kuulostaa pieneltä asialta, mutta sillä on iso vaikutus kokouksen tunnelmaan.
- Hiljaisuudella on erilaiset rajat ja merkitys. Ihmiset aloittavat puheenvuoroja etänä varovaisemmin, koska muiden havainnointi on vaikeampaa. Se, ettei puhuta toisten päälle, tapahtuu livenä luontevasti ja nopeasti, mutta vaatii etänä enemmän tarkkailua ja seuraamista. Fasilitaattorina pyrin alkuun ymmärtämään, mikä on tämän ryhmän käytäntö ja seuraamaan sitä. Vaihtoehtoisesti jos ryhmä ei ole toiminut paljon etänä, voi fasilitaattori auttaa löytämään ryhmälle luontevan tavan käydä keskustelua verkossa. Yleensä etänä on tarpeen sietää fasilitaattorina aika paljonkin hiljaisuutta, jotta osallistujille tulee miellyttävä mahdollisuus ja paikka puhua.
- Tunnistan itselläni fasilitaattorina riskin ohjailla keskustelua liikaa etämaailmassa. Tämä tapahtuu, jos jaan aluksi paljon puheenvuoroja ja kohdistan aktiivisesti kysymyksiä eri ihmisille. Silloin tilanne voi kääntyä niin, että osallistujat odottavat minun tekevän niin koko ajan, vaikka tarkoitus olisi käydä luontevaa keskustelua. Osallistujat muuttuvat siis passiivisemmiksi, ja kehä on valmis: saan toimia puheenvuoron jakajana ja kyselijänä koko ajan, mikä ei ole ollut tarkoitukseni. Yllä kuvaamani hiljaisuuden käsittely ja ryhmän rytmin löytäminen on avainasemassa. Ihmisille pitää antaa hetki. Joskus tämän voi tehdä nimenomaisesti – pohditaan ensin hetki yksin – tai usein myös vain antaa tilanteen olla hetken aikaa hiljaisuudessa. Se hiljaisuus tuntuu vastuuhenkilöstä yleensä pidemmältä kuin muista, eli ihan rauhassa vaan…
- Jokin yhteinen kirjaaminen ja alusta on yleensä hyväksi. Vähintään chatin käyttö rinnalla voi tehostaa keskustelua. Usein myös jokin yhteinen dokumentti, kooste tai valkotaulu on hyvä.
- Simulaatioissamme suosin videokuvan käyttöä kaikille, jos mahdollista. Puhumme usein syvemmistäkin tiimin asioista, joihin voi liittyä myös tunteita. Parempi ja välittömämpi kohtaaminen on niissä tilanteissa parempi. On myös tilanteita, joissa kuvasta ei ole hyötyä eikä sitä kannata pitää välttämättä ollenkaan päällä tai ainakaan vaatia kaikilta. Tilanteen mukaan.
Työkaluista
Työkalut ovat parhaimmillaan silloin, kun niitä ei huomaa. Olemme valinneet varsin yksinkertaisia ratkaisuja. Tässä kaksi tulostyöpajassa käyttämäämme.
- Verkossa on paljon valkotauluratkaisuja, ja tutkimme kymmenkuntaa. Päädyimme lopulta hyvin suoraviivaiseen ratkaisuun: Googlen Jamboard. Se on todella yksinkertainen ja pelkistetty, joissain suhteissa jopa ärsyttävyyteen asti. Hyvä puoli on, että Jamboard toimii yksinkertaisesti, ja kellään osallistujalla ei ollut vaikeuksia sen käytössä. Jamboardilla suuri joukko ihmisiä voi laittaa yhtäaikaisesti rajattomalle määrälle valkotauluja eri värisiä post-iteja muistuttavia lappuja.
- Zoom toimi todella hyvin. Olin käyttänyt sitä aiemmin varsin vähän, ja enemmän viihtynyt Hangouts, Whereby, Join.me ja joskus Teams -palavereissa. Suosisin Zoomia fasilitoiduissa tilanteissa kyllä jatkossakin ennemmin kuin muita mainittuja. Breakout rooms on erinomainen juttu, kun haluaa tehdä sujuvasti töitä välillä pienryhmissä ja välillä yhdessä. Myös muuten Zoom toimi hyvin, ja siinä on paljon pieniä hyviä juttuja. Esimerkkinä voisin mainita yhteyden valvonnan eli hyvin nopeasti tulevan varoituksen heikosta yhteydestä tai muista ongelmista, joka on parempi kuin muissa. Käyttöliittymä on myös parhaasta päästä.
Täytyy todeta, että nautin virtuaalifasilitoinnista! Kuten muussakin fasilitoinnissa, myös virtuaalisesti ryhmän aistiminen ja sen auttaminen arvostavaan ja tehokkaaseen vuorovaikutukseen on mukaansatempaavaa. Käytännön asioissa on paljonkin eroja, mutta periaatteet pysyvät samoina.