Hyviä etätyökäytäntöjä on muodostunut ja rutiinit ovat monesti hyväksi. Jaan seitsemän hyväksi havaitsemaani käytäntöä, joista osa on jopa yllättäviä.
Kaikilla kolikoilla on kaksi puolta, ja juuri mikään sääntö ei päde joka tilanteeseen. Kun olemme löytäneet hyvän tavan ja rutiinin, on aika tutkia, miten sitä voisi rikkoa ja kehittää etätapaamisia paremmiksi. Olemme kaikki erilaisia, ja suosittelen kokeilemaan rohkeasti erilaisia käytäntöjä – yksi uusi käytäntö kokeiluun viikossa!
1. Kamera on ystävä, mutta myös vihollinen
Kameran käyttö parantaa vuorovaikutusta ja se on tunnistettu monessa tiimissä hyödylliseksi. Näin voidaan lukea laajemmin ja paremmin toisten signaaleja. On yleisesti ottaen hyvä käytäntö pitää kameraa päällä.
Kameran jatkuva päälläolo on kuitenkin myös kuormittavaa, kun meidän on oltava nonverbaalisti aktiivisia. Jos päivässä on paljon etäkokouksia – ja joskus niitä saattaa olla melkein koko päivä – on hyvä ottaa välillä hetken “vain äänellä” -jaksoja.
2. Liikkuminen on hyvästä, ja jotta sitä voi tehdä, siitä kannattaa puhua
Liikkuminen on hyväksi ajattelulle ja työn yhteydessä pitäisi pitää vähintäänkin minijumppia tai vaikka käydä välillä pienellä kävelyllä. Nämä ovat hyviä ohjeita. Liikkumista ei kuitenkaan tarvitse ulkoistaa erillisiin taukoihin, vaan pientä liikettä voi tehdä myös kokousten aikana. Henkilöstöliikuntabarometri 2019:n mukaan kolmanneksi tärkeimpänä liikunnan lisääjänä heti taloudellisten tekijöiden jälkeen koettiin se, että työkaveri pyytävät mukaan sekä liikuntaporukat. Yhteistä tekemistä voi tehdä myös etänä.
Jos kyseessä on vakituinen tiimisi tai usein toistuva kokous, käykää pieni keskustelu siitä, mikä on kullekin paras tapa olla kokouksessa ja mahdollisesti liikkua samanaikaisesti. Voitte esimerkiksi sopia, että venyttely tai pieni liikkuminen on merkki siitä, että henkilö pyrkii osallistumaan täysillä ja saamaan kroppansakin hyvään vireeseen – ei esimerkiksi merkki siitä, että asia ei kiinnostaisi, kuten voimme joskus tulkita.
Toimisiko kävelykokousten vuorottelu? Tarvitsevatko kaikki tietokonetta koko ajan? Jos yhteinen sähköinen media on tarpeen kaikille, onko tapaamisessa kuitenkin jokin vaikkapa vartin osa, jonka ajan kaikille tai osalle riittäisi pelkkä audio-osallistuminen? Yhteinen tavoite on, että kaikki ovat tehokkaasti mukana ja liikkuminen tutkitusti parantaa ja tehostaa ajattelutyötä – tosin yleisemmin puhutaan taukoliikunnasta, vaikka liikkuminen voi olla myös osa tekemistä.
Liikkuminen voi olla myös yksinkertaista. Jos sinulla on nouseva pöytä, vaihda korkeutta. Venyttele, kierrä vartaloa, liiku hiukan. Jos ulkona on tuulista, sisälläkin kävely on parempaa kuin istuminen.
Asiat rutinoituvat. Ensimmäisillä kerroilla vaihtoon voi mennä useita minuutteja, mutta kun siihen oppii, audion voi vaihtaa tietokoneesta puhelimeen tai päinvastoin käytännössä ilman katkoa ja äänen kiertoa (vinkkejä: eri kuulokkeet, mute oikeassa kohdassa, audio jo valmiiksi puhelimella vaikka käyttäisi näyttöä jne.).
3. Mikrofonin mykistys on ystävä, mutta myös vihollinen
Kun etäkokoukset tulivat, otettiin pian yleisesti käyttöön mikrofonin mykistys. Se on huikea työkalu ja usein tarpeen, jos naapurissa piikataan kylpyhuonetta tai lapset huutavat.
Tästä on seurannut se, että monille on muodostunut tapa pitää mikit aina mykistettyinä. Joskus tämä on tarpeen, mutta se myös vaikuttaa vuorovaikutukseen negatiivisesti:
- Kynnys pieniin kommentteihin ja repliikkeihin nousee, jonka seurauksena on pidempiä puheenvuoroja ja hitaampitempoista keskustelua
- Ns. minimipalaute jää välittymättä, siis pienet hyväksyvät joot ja hyminät, joilla viestimme luonnostaan kuuntelevamme. Näillä välitetään hyväksymisen lisäksi esimerkiksi epäselvyyttä tai hämmennystä, jolloin puhuja huomaa ehkä tarkentaa ko. kohtaa.
- Yhteiset naurahdukset jäävät kuulumatta.
Nämä vaikuttavat viestin kulkemiseen sekä latistavat tunnelmaa, vaikka ovatkin pieniä asioita. Tunnelmasta tulee virallisempi kuin se muuten olisi, kun harkitut tasaiset puheenvuorot seuraavat toistaan ilman välittömän vuorovaikutuksen tuomaa elävyyttä.
Suosin mikkien pitämistä auki useissa tilanteissa– poislukien tietenkin hetket, jolloin jollakulla on tilassa taustamelua. Etenkin pienehköissä palavereissa tämä on selvästi parempi ratkaisu, ja olen pitänyt paljon 10-15 hengen tapaamisia, joissa nimenomaan mikkien auki pitäminen on luonut hyvän yhteisen fiiliksen. Kerran olin sadan hengen tilaisuudessakin, jossa näin toimittiin, mutta siellä toki tulee jo rajoituksia.
4. Koko näyttö takaa keskittymisen – vai takaako?
Muiden osallistujien kuvien katsominen koko näytön kokoisena tai hyvin isosta ikkunasta voi tuoda vahvemman yhteyden, mutta se aiheuttaa tutkimuksen mukaan myös kuormitusta. Tämä johtuu siitä, että näytöllä kasvojen koon ja etäisyyden yhdistelmä on helposti sellainen, jonka aivomme tulkitsevat olevan hyvin lähellä ja siksi henkilökohtaisella alueella.
Ratkaisuna tähän on videotapaamisen ikkunan pienentäminen. Toinen toimiva on myös läppärin kanssa ulkoisen näppäimistön käyttö, joka auttaa viemään näyttöä kauemmas silmistä.
5. Oman kuvan näkeminen kuormittaa
Kokouksen alussa voi olla mukava tarkistaa, miten kuva on rajattu tai onko kaulukset vinossa. Sen jälkeen oman kuvan katsominen on kuitenkin enemmän haitaksi kuin hyödyksi. Se vertautuu siihen, että edessämme olisi ihmisen kokoinen peili, josta katselisimme itseämme. Itsensä näkeminen jatkuvasti tuottaa tutkitusti lisää itsekriittisyyttä, sekä kuormittaa.
Ratkaisu tähän riippuu käytettävästä videoneuvottelusta, mutta yleensä oman kuvan voi piilottaa. Tarvittaessa toki voi laittaa vaikka toisen ikkunan kulman sen päälle, jos softa ei salli oman kuvan piilottamista.
6. Huomio saa myös hajautua – chat on ystävä
Usein on tapana keskittyä keskusteluun ja samanaikainen toisen median käyttö häiritsee tätä. On tilanteita, joissa pelkkä suullinen keskustelu onkin paras tapa. Tämän rajoja voi kuitenkin lähteä kokeilemaan:
- Mitä jos virtuaalikokouksessa olisikin chat koko ajan rinnalla?
- Voisiko sopia, että jotkin asiat laitetaan chatiin ja toiset puheena?
Yhteinen tekstimedia voi jopa sitouttaa ihmisiä kokoukseen paremmin erityisesti tilanteissa, joissa on paljon osallistujia eikä suunvuoroa tahdo riittää. Jos nimittäin keskustelu ei salli osallistumista vähään aikaan, on helposti houkutus tehdä välissä hiukan muita töitä – välittömämpi mahdollisuus vuorovaikuttaa auttaa taas keskittymään paremmin käsiteltävään asiaan. Rinnakkainen media ei siis välttämättä hajauta huomiota, vaan voi myös keskittää sitä.
Miten chat voisi toimia meillä? Vuorovaikutus sekä puheena että tekstinä yhtä aikaa on erilainen kokemus kuin perinteinen kokous. Joidenkin ryhmien rutiineihin se toimii hyvin, toisille on vieraampi. Suosittelen kokeilemaan ja kokeillessa välillä pysähtymään myös arvioimaan sitä, miten tapa toimii tai miten sitä voisi kehittää.
7. Välitön visuaalinen palaute saa energian nousemaan
Usein kokouksissa käydään keskusteluja ja välillä esitellään jotakin materiaalia – toisinaan ehkä ideoidaan tai työstetään asioita yhteisellä valkotaululla tai yhteisessä dokumentissa. Nämä ovat hyviä tapoja. Aktivoiminen ja tekeminen on kuitenkin etäkokouksissa vielä lähikokouksiakin tärkeämpää juuri etätyöapatian selättämiseksi ja vuorovaikutuksen parantamiseksi. Zoomissa on tähän mainio työkalu: annotate sallii osallistujien kommentoida minkä tahansa esitetyn kuvan yhteyteen esimerkiksi symboleja, piirroksia ja tekstiä (työkalun nimi on annotate ja se on oltava aktiivisena kokouksen luovan pääkäyttäjän asetuksissa). Sitä käyttäessä ei tarvitse siis siirtyä erilliseen yhteiseen työkaluun, vaan mitä tahansa esitystä näyttäessä voi pyytää nopeita kommentteja aiheeseen joko vapaina kommentteina tai vaikka symboleina tai jollekin akselille. Muissa videokokousratkaisuissa on omia tekniikoitaan.
Keskeistä on tehdä luontevia, nopeita tapoja kommentoida tai osallistua. Puheena kaikkien pieni kommentti kahdeksan hengen kokouksessa vie usein montakin minuuttia, mutta yläpeukun tai kysymysmerkin jokainen heittää hyvin nopeasti. Näin keskustelu ja arvokas aika voidaan jättää niihin kohtiin, jotka hyötyvät eniten nimenomaan suullisesta keskustelusta.
Lopuksi
Näistä kohdat 1, 4 ja 5 on havaittu vertaisarvioidussa tutkimuksessa merkittäviksi “Zoom fatique”-ilmiöön liittyviksi tekijöiksi.
Rutiinit ovat hyvästä, mutta välillä niiden tuuletus on tarpeen. Todennäköisesti osa tavoistamme on hyviä ja tehokkaita, ja osaa kannattaisi kehittää. Mitä jos kokeilisi jotakin uutta tapaa? Teemmekö jotakin siksi, että se on paras tapa vai ainoastaan siksi, että se on tullut tavaksi?
Jos kirjoitus herättää ajatuksia, kuulen mielelläni kommentteja! Mitä muita käytäntöjä kannattaisi ravistella? Millaisia kokemuksia sinulla näistä aiheista on?